In het kort
De Exact Online koppeling van Flixer Pro zet afgeronde verkoopfacturen automatisch door naar je Exact-administratie als verkoopboeking, met de factuur-pdf als bijlage. De klant wordt eerst opgezocht in Exact en alleen aangemaakt als er geen match is. Btw-codes, dagboek en grootboekrekening stel je één keer in tijdens het koppelen. Het verkeer gaat maar één kant op: Flixer Pro schrijft naar Exact en leest er niets uit terug. Facturen die je vóór het koppelen hebt afgerond blijven buiten je boekhouding.
Wat er wordt doorgezet
Vijf dingen, en niet meer dan dat. Alles vertrekt vanuit Flixer Pro en landt in Exact Online.
-
De factuur als verkoopboeking
Flixer Pro → Exact Online
Een afgeronde factuur wordt in Exact aangemaakt als verkoopboeking, niet als verkoopfactuur. Flixer Pro blijft het systeem waarin je factureert en verstuurt; Exact krijgt de boeking voor je administratie.
-
De factuur-pdf
Flixer Pro → Exact Online
De pdf van de factuur wordt als document aan de boeking gehangen, zodat je in Exact bij elke regel het originele document hebt.
-
De klant, alleen als het moet
Eerst zoeken, dan pas aanmaken
Flixer Pro zoekt de relatie eerst op e-mailadres. Geen match? Dan op naam, hoofdletterongevoelig, eerst op bedrijfsnaam en anders op contactpersoon. Alleen als beide niets opleveren wordt er een nieuwe relatie aangemaakt. Je krijgt dus geen dubbele relaties omdat een naam net anders geschreven is.
-
De btw-koppeling
Eenmalig ingesteld
Tijdens het koppelen leg je vast welk Exact btw-code hoort bij welk tarief dat je in Flixer Pro gebruikt. Die mapping bevestig je zelf en wordt daarna op elke boeking toegepast.
-
Dagboek en grootboekrekening
Eenmalig ingesteld
Je kiest één verkoopdagboek en één grootboekrekening voor omzet. Elke boeking komt daar terecht, dus je weet vooraf precies waar de omzet landt.
Wanneer de koppeling draait
Zodra je een factuur afrondt in Flixer Pro. Dat is het moment waarop de boeking wordt aangemaakt, meestal binnen enkele seconden. Lukt het niet, bijvoorbeeld omdat Exact even niet bereikbaar is, dan pikt een controleronde elke vijf minuten de achterblijvers op en probeert het opnieuw, met oplopende tussenpozen. Eigenaren en beheerders kunnen een factuur bovendien handmatig opnieuw aanbieden. Er is geen nachtelijke batch en geen knop die je elke dag moet indrukken.
Zo koppel je Exact Online
Inloggen bij Exact, en daarna vier keuzes in de wizard. Alleen eigenaren en beheerders van je Flixer Pro-omgeving kunnen dit doen.
-
Open Instellingen, Integraties
Log in op Flixer Pro en ga naar Instellingen en dan Integraties. Klik bij Exact Online op Koppelen.
-
Geef toestemming bij Exact
Je logt in bij Exact Online en geeft Flixer Pro toestemming. De Exact-gebruiker die dat doet, heeft in die administratie rechten nodig om relaties, boekingen en documenten aan te maken.
-
Kies je administratie
Werk je in Exact met meerdere administraties, dan kies je hier de divisie waar de boekingen in moeten landen.
-
Kies dagboek en grootboekrekening
Selecteer het verkoopdagboek en de grootboekrekening voor omzet die de koppeling gaat gebruiken.
-
Bevestig de btw-koppeling
Koppel je btw-tarieven aan de juiste Exact btw-codes, controleer ze en sla op. Vanaf dat moment is de koppeling actief voor elke factuur die je afrondt.
Wat je nodig hebt
-
Een Exact Online-administratie
Met een gebruiker die rechten heeft om in die administratie relaties, verkoopboekingen en documenten aan te maken. Die gebruiker geeft de toestemming tijdens het koppelen.
-
Eigenaar of beheerder in Flixer Pro
Alleen eigenaren en beheerders kunnen de koppeling instellen, wijzigen of een factuur handmatig opnieuw aanbieden.
-
Eén administratie per bedrijf
Een Flixer Pro-bedrijf koppelt aan één Exact-administratie. Werk je met meerdere administraties, dan kies je er één. Een tweede bedrijf in Flixer Pro krijgt een eigen koppeling.
-
Ruimte binnen de Exact API-limieten
Exact staat 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag toe per administratie, gedeeld met andere apps die je hebt gekoppeld. Deze koppeling gebruikt er ongeveer drie per factuur, plus één als een klant voor het eerst wordt opgezocht. In de praktijk loop je daar niet tegenaan.