Bij het gebruik van onze diensten, ons SaaS-platform en het bezoeken van onze website(s) (hierna gezamenlijk: het "Platform") kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doelen wij dat doen en welke rechten je hebt. We gaan zorgvuldig met persoonsgegevens om en treffen passende maatregelen om deze te beveiligen.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als dat nodig is, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wet- en regelgeving of als onze dienstverlening wijzigt. We raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen zodat je op de hoogte bent van eventuele wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 4 december 2025.

1. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Flixer B.V. verwerkt via haar websites, widgets, het online SaaS-platform en in het kader van haar dienstverlening. Het gaat om persoonsgegevens van personen die (mede) gebruikmaken van onze diensten of contact met ons opnemen, zoals bezoekers van onze website, contactpersonen bij (potentiële) klanten en partners, gebruikers van het Platform (bijvoorbeeld medewerkers van onze klanten) en, wanneer onze klanten het Platform inzetten richting hun eigen klanten, de persoonsgegevens die via het Platform namens die klanten worden verwerkt.

2. Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van je gegevens?

Flixer B.V. (hierna: "Flixer" of "wij") is in veel gevallen de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Onze gegevens zijn:

Flixer B.V.
Raadhuisstraat 20
1016 DE Amsterdam
Nederland
KvK-nummer: 98298232
E-mail: info@flixerpro.nl

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens een zakelijke klant die ons Platform gebruikt (bijvoorbeeld een bouw- of installatiebedrijf dat gegevens van zijn eigen klanten invoert), treden wij op als verwerker en is die klant de verwerkingsverantwoordelijke. In paragraaf 6 leggen we dit verder uit.

3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van de volgende categorieën personen:

• Bezoekers van onze website(s).

• Contactpersonen van (potentiële) klanten en partners.

• Gebruikers van het Platform (zoals medewerkers, inhuur of andere gebruikers die door onze klanten zijn aangewezen).

• Eindklanten van onze zakelijke klanten van wie gegevens via het Platform worden verwerkt (bijvoorbeeld consumenten voor wie onze klanten werkzaamheden uitvoeren).

4. Hoe verkrijgen wij je persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens op verschillende manieren:

• Rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je een account aanmaakt, een formulier invult op onze website, contact met ons opneemt per e-mail of telefoon, of het Platform gebruikt.

• Van onze zakelijke klanten, wanneer zij gegevens van hun eigen klanten en gebruikers in het Platform invoeren.

• Via het gebruik van het Platform, bijvoorbeeld door log- en gebruiksgegevens.

• Via cookies en vergelijkbare technieken op onze website(s), voor zover je hiervoor toestemming hebt gegeven of dit anderszins is toegestaan.

• Via partnerwebsites waarop onze widgets of web-modules zijn geïntegreerd.

5. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van de relatie die je met ons hebt en hoe je het Platform gebruikt, kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens, zoals voornaam, achternaam, (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.

• Bedrijfsgegevens, zoals functietitel, bedrijfsnaam en KvK-nummer.

• Account- en gebruiksgegevens, zoals gebruikersnaam, login-tijdstippen, rollen en rechten binnen het Platform en instellingen.

• Communicatiegegevens, zoals berichten die je aan ons stuurt, supporttickets, feedback en gespreksnotities.

• Gegevens van eindklanten die onze zakelijke klanten invoeren, zoals naam, adres, contactgegevens, afspraak- en projectinformatie, factuurgegevens en eventuele aanvullende informatie die nodig is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

• Technische gegevens, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie en logbestanden.

• AI-gerelateerde gegevens, zoals transcripties of samenvattingen van gesprekken, voor zover deze persoonsgegevens kunnen bevatten.

6. Voor welke doeleinden gebruiken wij je persoonsgegevens?

Wij gebruiken je persoonsgegevens alleen wanneer daar een gerechtvaardigde reden (rechtsgrond) voor bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij je gegevens voor de onderstaande doeleinden.

a) Om onze diensten en het Platform te leveren

Wij verwerken persoonsgegevens om het Platform beschikbaar te maken, accounts aan te maken en te beheren, functionaliteiten (zoals planning, CRM, field management en facturatie) uit te voeren en support te bieden. De rechtsgrond hiervoor is in de meeste gevallen de uitvoering van de overeenkomst met onze klant of ons gerechtvaardigd belang om onze diensten aan te kunnen bieden.

b) Om contact met je te onderhouden

Wanneer je contact met ons opneemt (bijvoorbeeld voor een demo, supportvraag of andere informatie), verwerken wij je contactgegevens en het onderwerp van je bericht om je vraag te kunnen beantwoorden. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening uit te voeren en relaties te onderhouden, of — indien je ons om een aanbod verzoekt — het treffen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

c) Voor marketing- en communicatieactiviteiten

Wij kunnen je gegevens gebruiken om je te informeren over updates van het Platform, nieuwe functionaliteiten of andere relevante informatie over onze diensten. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze diensten onder de aandacht te brengen bij onze (potentiële) klanten. Waar nodig vragen wij vooraf je toestemming, bijvoorbeeld voor het versturen van bepaalde nieuwsbrieven of het plaatsen van marketingcookies.

d) Voor veiligheid, analyse en productverbetering

Wij gebruiken technische gegevens, loggegevens en geaggregeerde informatie om het Platform veilig en stabiel te laten werken, misbruik te voorkomen en prestaties te monitoren. Daarnaast kunnen wij geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens gebruiken voor statistische en analytische doeleinden en voor productverbetering van het Platform, waaronder de optimalisatie van functionaliteiten en algoritmes. Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot individuele personen of tot een specifieke klant.

e) Verwerking namens onze zakelijke klanten (verwerker)

Wanneer een zakelijke klant ons Platform gebruikt om persoonsgegevens van zijn eigen klanten, leveranciers of medewerkers te verwerken, verwerken wij deze gegevens uitsluitend namens en in opdracht van die klant. In dat geval is de betreffende klant de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Flixer op als verwerker.

f) Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op grond van fiscale wetgeving of wanneer bevoegde autoriteiten daarom verzoeken.

7. Hoelang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken, tenzij wij op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

• Gegevens van (potentiële) klanten en gebruikers bewaren wij in principe gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximaal zeven (7) jaar na afloop daarvan, tenzij wij deze langer moeten bewaren voor juridische of fiscale verplichtingen.

• Administratieve gegevens, zoals factuur- en betaalgegevens, bewaren wij in ieder geval zeven (7) jaar in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.

• Log- en beveiligingsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor beveiligings- en analysedoeleinden en worden daarna verwijderd of geanonimiseerd.

• Gegevens die wij namens onze klanten verwerken, bewaren wij zolang als met de betreffende klant is overeengekomen in de verwerkersovereenkomst. Na afloop van de overeenkomst bieden wij onze klant gedurende een redelijke termijn de mogelijkheid om gegevens te exporteren. Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.

8. Met wie delen wij je persoonsgegevens?

Wij delen je persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden, wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer jij daar toestemming voor hebt gegeven. Hierbij kun je denken aan:

• IT-dienstverleners, hosting- en cloudproviders die ons Platform en onze infrastructuur ondersteunen.

• Leveranciers van tools voor e-mail, klantcommunicatie, analytics en support.

• Zakelijke partners met wie wij samenwerken bij de levering van onze diensten.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin onder meer wordt vastgelegd dat zij passende beveiligingsmaatregelen nemen en de persoonsgegevens alleen volgens onze instructies verwerken.

9. Waar verwerken wij je gegevens?

Wij verwerken je persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer wij gebruikmaken van leveranciers of dienstverleners buiten de EER, zorgen wij voor een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten (Standard Contractual Clauses) of door andere passende waarborgen te treffen. Heb je hier vragen over, neem dan gerust contact met ons op.

10. Hoe beveiligen wij je persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Denk hierbij aan toegangsbeveiliging, logging, versleuteling waar passend en het principe dat alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden toegang krijgen. Wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig en passen deze aan waar nodig.

Wanneer wij persoonsgegevens delen met derden, verplichten wij hen om ten minste een gelijkwaardig beveiligingsniveau te hanteren.

11. Welke rechten heb je?

Omdat wij je persoonsgegevens verwerken, heb je onder de AVG verschillende rechten. In sommige gevallen kunnen of moeten wij een verzoek (gedeeltelijk) afwijzen, bijvoorbeeld omdat wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren.

• Recht op inzage: je mag ons vragen om een overzicht van de persoonsgegevens die wij van je verwerken.

• Recht op rectificatie: je mag ons vragen om je gegevens te corrigeren of aan te vullen wanneer deze onjuist of onvolledig zijn.

• Recht op gegevenswissing: je mag ons vragen om je persoonsgegevens te verwijderen. In sommige gevallen kunnen wij hier niet volledig aan voldoen, bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaarplichten.

• Recht op beperking van de verwerking: je mag ons vragen om de verwerking van je persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: voor zover wettelijk van toepassing mag je ons vragen om bepaalde gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat aan jou of een andere dienstverlener over te dragen.

• Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, zoals verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.

• Recht om een klacht in te dienen: je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je het niet eens bent met de manier waarop wij met je gegevens omgaan. Natuurlijk stellen wij het op prijs als je je klacht eerst bij ons meldt, zodat wij kunnen proberen die samen op te lossen.

Voor verwerkingen waarbij wij optreden als verwerker namens een klant (zie paragraaf 6 onder e), verwijzen wij je voor het uitoefenen van je rechten in de eerste plaats naar die klant. Indien nodig zullen wij de klant bijstaan bij het afhandelen van je verzoek.

Je kunt een verzoek of klacht bij ons indienen door een e-mail te sturen naar info@flixerpro.nl. Wij zullen in de regel binnen 30 dagen op je verzoek reageren. Als het gaat om een complex verzoek, kan deze termijn worden verlengd; in dat geval informeren wij je daarover.

12. Welke regels zijn van toepassing op deze privacyverklaring?

Op deze privacyverklaring en op de verwerking van persoonsgegevens door Flixer Pro is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing, evenals de overige relevante Nederlandse wet- en regelgeving. Onze diensten zijn primair gericht op zakelijke klanten in Nederland en andere landen binnen de EER.

13. Cookies en vergelijkbare technieken

Op onze website(s) maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Dit doen wij onder meer om de website goed te laten werken (functionele cookies). Waar nodig vragen wij hiervoor je toestemming. In je browser kun je zelf instellen hoe er met cookies wordt omgegaan en kun je cookies verwijderen.

14. Vragen over deze privacyverklaring

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op via info@flixerpro.nl. We helpen je graag verder.