In het kort
De Outlook Agenda-koppeling zet je klussen in een aparte Flixer Pro-agenda binnen je eigen Microsoft-account. Verplaats je een klus in Flixer Pro, dan schuift de afspraak mee; verzet je de afspraak in Outlook, dan schuift de klus mee. Je bestaande afspraken tellen mee als bezette tijd, zodat de planning je niet dubbelboekt, en een afspraak die eigenlijk werk is kun je omzetten naar een klus. Iedere medewerker koppelt zijn eigen agenda.
Wat er heen en weer gaat
Dit is de eerste koppeling die aan beide kanten wijzigingen verwerkt. Wat je verzet, telt, ongeacht waar je het verzet.
-
Je klussen in je agenda
Flixer Pro → Outlook Agenda
Een ingeplande klus verschijnt in een aparte agenda met de naam van Flixer Pro. Die kun je in Outlook los aan- en uitzetten, zodat je werk niet door je persoonlijke afspraken heen loopt.
-
Wat je in je agenda verzet
Outlook Agenda → Flixer Pro
Sleep je de afspraak naar een ander moment, dan verschuift de klus in Flixer Pro mee. Je hoeft dezelfde wijziging dus niet twee keer te doen.
-
Je eigen afspraken blokkeren de planning
Outlook Agenda → Flixer Pro
Alles wat al in je agenda staat, telt als bezette tijd. Wie de planning maakt, ziet dat je op dat moment niet beschikbaar bent en kan er geen klus overheen zetten.
-
Een afspraak omzetten naar een klus
Outlook Agenda → Flixer Pro
Staat er een afspraak in je agenda die eigenlijk werk is, dan koppel je hem aan een klus of maak je er een klus van. Zo belandt het alsnog in de planning, met de klant en de administratie eraan vast.
Wanneer de koppeling draait
Doorlopend, aan allebei de kanten. Je hoeft niets te vernieuwen: plan je een klus in, dan staat de afspraak in je agenda, en verzet je hem 's avonds vanaf je telefoon, dan is de planning bijgewerkt voordat je 's ochtends de deur uit gaat.
Zo koppel je Outlook Agenda
Iedere medewerker doet dit voor zijn eigen agenda. Het is een kwestie van inloggen en toestemming geven.
-
Open Instellingen, Integraties
Log in op Flixer Pro en ga naar Instellingen en dan Integraties. Klik bij Outlook Agenda op Koppelen.
-
Log in bij Microsoft
Je logt in met je eigen Microsoft-account en geeft Flixer Pro toegang tot je agenda. Je koppelt alleen je eigen agenda, niet die van je collega's.
-
Flixer Pro maakt een aparte agenda
In je Microsoft-account verschijnt een aparte agenda voor je klussen. Je persoonlijke afspraken blijven staan waar ze staan.
-
Klaar
Vanaf dat moment staan je klussen in je agenda en telt wat er al stond mee als bezette tijd in de planning.
Wat je nodig hebt
-
Een eigen Microsoft-account
De koppeling loopt per medewerker. Iedereen die zijn klussen in zijn agenda wil zien, koppelt zelf zijn eigen account.
-
Een account in Flixer Pro
Je koppelt je agenda aan je eigen gebruiker. Ga je uit dienst, dan gaat de koppeling met je account mee.